Maandagochtend 8.00 uur. Je inbox staat vol, er liggen drie offertes klaar die je moet controleren, een medewerker belt in met een vraag over een klant, en je hebt over een uur een gesprek met je accountant.
Fast forward: Het is vrijdagmiddag en je vraagt je af: waar is mijn week gebleven? En belangrijker nog: ben ik eigenlijk wel bezig geweest met de dingen die mijn bedrijf vooruit helpen?
Voor veel ondernemers in het MKB is dit herkenbaar. Je bent constant bezig, maar niet altijd met de juiste dingen. Je lost problemen op, schakelt tussen klanten en medewerkers, en houdt de boel draaiende. Maar strategisch nadenken over de toekomst? Daar kom je niet aan toe.
Het gevolg? Je bedrijf groeit niet zoals je wilt, of erger nog: je loopt vast omdat jij de bottleneck bent geworden.
Waarom blijf je hangen in operationele drukte?
Het is geen gebrek aan inzicht of motivatie. De meeste ondernemers weten best dat ze anders moeten werken. Toch blijven ze vastzitten in de dagelijkse drukte.
Waarom? Omdat je bedrijf is gegroeid, maar jouw rol niet is meegegroeid.
Toen je startte, deed je alles zelf. Dat was logisch.
Maar nu je bedrijf groter is geworden, ben je nog steeds overal bij betrokken. Je hebt medewerkers, maar werkt alsof je alles zelf moet doen. Je hebt het gevoel dat belangrijke zaken bij jou moeten liggen. Offertes controleren, klantgesprekken voeren, knopen doorhakken. Niet omdat niemand anders het kan, maar omdat je bang bent dat het anders niet goed komt.
Ook is er geen structuur die voorkomt dat alles bij jou terechtkomt.
Want als er geen heldere afspraken, processen of verantwoordelijkheden zijn, komt alles vanzelf bij jou terecht.
Je team weet niet wat ze zelf mogen beslissen, dus vragen ze het aan jou. Elke keer weer.
Zo word je constant bij de dagelijkse gang van zaken betrokken.
Voor je het weet zit je hele dag vol met urgente zaken die je weghouden van het belangrijke werk: nadenken over de toekomst van je bedrijf.
Wat kost dit je bedrijf?
Operationeel bezig blijven voelt productief. Je lost problemen op, je helpt mensen, je houdt de zaak draaiende.
Maar ondertussen betaal je een prijs:
Want als jij de enige bent die belangrijke beslissingen neemt of klanten binnenhaalt, kun je niet sneller groeien dan jouw tijd toelaat. Jij bent het plafond geworden.
Ook mis je kansen. Terwijl jij bezig bent met brandjes blussen, lopen kansen voorbij. Een nieuwe markt, een strategische samenwerking, een slimme investering. Je ziet het niet, omdat je er geen tijd voor hebt.
En ook heel vervelend; je team wordt niet zelfredzaam. Omdat jij overal bij betrokken bent, leert je team niet zelfstandig te werken. Ze blijven afhankelijk van jou, wat de situatie in stand houdt.
Hard werken is prima, maar als je nooit tijd hebt om even pas op de plaats te maken, kost het je energie. En op den duur ook plezier in ondernemen.
Hoe kom je uit de operationele drukte?
De stap van operationeel naar strategisch werken vraagt bewuste keuzes. Je gaat niet opeens minder hard werken, maar je gaat anders werken. Hier zijn vijf stappen die helpen:
1. Krijg inzicht: waar gaat je tijd naartoe?
Je kunt niet veranderen wat je niet meet. Houd twee weken bij waar je tijd naartoe gaat. Maak het niet ingewikkelder dan het is: noteer per dag in grote lijnen wat je doet en hoeveel tijd het kost.
Deel je activiteiten in twee categorieën:
- Operationeel: uitvoerend werk, dagelijkse beslissingen, ad-hoc vragen
- Strategisch: nadenken over richting, verbeteren van structuur, werken aan groei
Aan het eind van twee weken heb je helder waar je tijd echt naartoe gaat. Vaak schrikken ondernemers omdat ze ontdekken dat ze minder dan 10% van hun tijd besteden aan strategisch werk.
2. Maak onderscheid: wat hoort bij jouw rol?
Niet alles wat je doet, hoort bij je rol als ondernemer.
Stel jezelf de vraag: wat kan alleen ik doen, en wat kan iemand anders ook?
Dingen die bij jouw rol horen:
- Bepalen van de koers en strategie
- Belangrijke beslissingen over investeren en risico’s
- Werken aan de structuur en systemen van je bedrijf
- Bouwen aan relaties die strategisch belangrijk zijn
Dingen die niet per se bij jouw rol horen:
- Elke offerte controleren
- Elk klantencontact zelf voeren
- Elke vraag van medewerkers beantwoorden
- Elke uitvoerende taak zelf doen
Het is niet erg om operationele dingen te doen, maar het moet niet je hele week vullen.
3. Delegeren en loslaten
Dit is vaak het moeilijkste. Je weet dat je meer moet delegeren, maar toch doe je het niet. Waarom niet?
Meestal komt het door één van deze gedachten:
“Het is sneller als ik het zelf doe”
“Niemand doet het zoals ik het doe”
“Ik moet het toch controleren, dus wat schiet ik ermee op?”
Maar hier is de realiteit: als jij alles blijft doen, groeit je bedrijf niet. En ja, iemand anders doet het misschien anders dan jij. Maar 80% goed uitgevoerd door iemand anders is beter dan 100% perfect door jou als dat betekent dat je nergens anders aan toekomt.
Begin klein. Kies één taak die je vaak doet en die iemand anders ook kan doen. Leg uit hoe je het wilt, geef de verantwoordelijkheid weg, en laat het los. Het voelt onwennig, maar het is de enige manier.
4. Creëer structuur in je agenda
Strategisch werken gebeurt niet vanzelf. Als je geen ruimte blokkeert in je agenda, vult de operationele drukte elke minuut van je tijd.
Kies vaste momenten waarop je strategisch werkt. Bijvoorbeeld:
- Elke vrijdagochtend van 9.00 tot 12.00 uur
- Elke eerste maandag van de maand de hele dag
- Elke woensdagmiddag plan je geen afspraken want dan werk je aan je bedrijf
Het maakt niet uit wanneer, als je het maar structureel doet. En behandel deze momenten als afspraken die je niet afzegt. Ook niet als er iets dringends voorbij komt.
5. Focus op de juiste KPI’s
Niet alles wat dringend is, is belangrijk. En niet alles wat belangrijk is, is dringend. Als je wilt werken aan wat echt telt, moet je weten wat dat is.
Welke cijfers bepalen of je bedrijf groeit? Bijvoorbeeld:
- Omzet per medewerker
- Winstmarge
- Aantal nieuwe klanten
- Klanttevredenheid
- Doorlooptijden
Kies 3 tot 5 KPI’s die bepalend zijn voor jouw bedrijf en houd ze bij. Als je weet wat de cijfers doen, kun je gerichter sturen. En hoef je niet op gevoel te acteren.
Het begint met een keuze
Van operationeel naar strategisch werken is geen luxe, het is noodzakelijk als je wilt groeien.
Het vraagt een bewuste keuze en de discipline om vast te houden aan je nieuwe rol, ook als het operationele werk roept.
Want dat zal het blijven doen.
Er zullen altijd urgente zaken zijn die aandacht vragen. Maar als je je blijft laten leiden door urgentie, kom je nooit toe aan wat echt belangrijk is.
De vraag is niet óf je deze stap moet maken, maar wanneer. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Dus begin vandaag.
Wat houdt je tegen om meer ruimte te creëren? Welke eerste stap kun je deze week al zetten?
Wil je onderzoeken hoe je meer ruimte kunt creëren voor strategisch ondernemen?
Plan een vrijblijvend strategiegesprek.
We bespreken jouw situatie en kijken samen waar de grootste kansen liggen.